Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und für die Kundenkonten von AuftragPilot ist:

E-Mail: auftragpilot@venturewerk.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nicht vorliegen.

2. Überblick und Rollen

AuftragPilot ist eine Software für Handwerksbetriebe. Dabei gibt es zwei Rollen:

• Wir als Verantwortlicher: für Besucher dieser Website, für Anfragen an uns (z. B. Demo-Anfragen) und für die Nutzerkonten der Handwerksbetriebe und ihrer Mitarbeiter.
• Wir als Auftragsverarbeiter: für Anfragen, die Endkunden über das Anfrageformular eines Handwerksbetriebs senden, sowie für Angebote, Rückfragen, Erinnerungen und Termine. Verantwortlich ist hier der jeweilige Handwerksbetrieb. Wir verarbeiten diese Daten nur nach seinen Weisungen auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO (siehe Abschnitt 8).

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website und die Anwendung werden bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Alle Daten der Anwendung einschließlich hochgeladener Dateien und PDF-Angebote werden auf diesem Server in Deutschland gespeichert.

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Referrer, übertragene Datenmenge sowie Browser- und Betriebssysteminformationen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und stabilen Bereitstellung der Website. Die Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie es für diese Zwecke erforderlich ist, und danach gelöscht.

4. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies. Es findet kein Tracking statt, und es werden keine Analyse- oder Werbedienste, externen Schriftarten oder Inhalte von Drittanbietern geladen.

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, da diese Speicherung für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ihre Einstellungen können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ am Seitenende einsehen. Sollten wir künftig optionale Dienste einsetzen, fragen wir vorher Ihre Einwilligung ab; eine Einwilligung können Sie dort jederzeit widerrufen.

5. Kontakt und Demo-Anfragen

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren oder eine Demo anfragen, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, Betrieb, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag zielt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir löschen die Daten, wenn die Anfrage erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

6. E-Mail-Versand

E-Mails von AuftragPilot, z. B. Antworten auf Anfragen, Eingangsbestätigungen, Rückfragen, Angebote, Erinnerungen und Terminbestätigungen, versenden wir über Proton Mail der Proton AG, Route de la Galaise 32, 1228 Plan-les-Ouates, Schweiz. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO). Mit Proton besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

7. Kundenkonten der Handwerksbetriebe

Für Handwerksbetriebe und ihre Mitarbeiter verarbeiten wir Kontodaten (Name, E-Mail-Adresse, Passwort als Hash, Rolle), Betriebsdaten (Firmenname, Gewerk, Kontaktdaten, Leistungen und Preise) sowie Protokolle über wichtige Aktionen in der Anwendung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wenn wir auf Wunsch eines Betriebs im Rahmen des Supports auf dessen Arbeitsbereich zugreifen, wird dieser Zugriff zeitlich begrenzt und protokolliert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse an Nachvollziehbarkeit und Sicherheit).

Die Daten werden für die Dauer des Vertrags gespeichert und danach gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. nach HGB oder AO) entgegenstehen.

8. Anfragen von Endkunden (Auftragsverarbeitung)

Wenn Sie als Kunde eines Handwerksbetriebs dessen Anfrageformular nutzen oder auf eine Rückfrage antworten, ist der Handwerksbetrieb für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich. Dazu gehören Ihre Kontaktdaten, die Projektadresse, Ihre Nachricht, hochgeladene Fotos und Dokumente, Rückfrage-Antworten, Angebote und Termine. Bitte wenden Sie sich mit Fragen oder zur Ausübung Ihrer Rechte an den Handwerksbetrieb; wir unterstützen ihn dabei.

Hochgeladene Dateien werden nicht öffentlich gespeichert und sind nur für angemeldete Mitarbeiter des jeweiligen Betriebs abrufbar.

9. KI-gestützte Auswertung von Anfragen

Um Anfragen für den Handwerksbetrieb aufzubereiten, übermitteln wir den Text der Anfrage, die angegebenen Kontakt- und Projektdaten, Antworten auf Rückfragen und Korrekturen des Betriebs an die OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland. Hochgeladene Fotos und Dokumente werden nicht übermittelt; es wird nur mitgeteilt, ob Fotos vorhanden sind. Die KI erkennt Angaben wie Leistung, Ort und Maße und schlägt fehlende Angaben für Rückfragen vor.

Wir nutzen die Programmierschnittstelle (API) mit deaktivierter Speicherung der Antworten; nach Angaben von OpenAI werden API-Daten nicht zum Training von Modellen verwendet. Soweit dabei Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 45, 46 DSGVO). Mit OpenAI besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt: Preise werden aus den hinterlegten Leistungen des Betriebs berechnet, und jedes Angebot wird von einem Mitarbeiter geprüft und freigegeben, bevor es versendet wird.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Nutzer von AuftragPilot können ihre Daten jederzeit selbst unter „Mein Profil“ als ZIP-Datei herunterladen und ihr Konto dort löschen; Firmeninhaber erhalten und löschen dabei die gesamten Firmendaten. Im Übrigen wenden Sie sich an auftragpilot@venturewerk.de.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg.

11. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die für Kontakt, Konto oder Anfrage erforderlichen Angaben können wir die jeweilige Leistung jedoch nicht erbringen.

12. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: 29. September 2026